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Il devient ainsi important de trouver des outils permettant de soutenir vos opérations et de vous faire gagner un temps précieux. Gestion d’équipes, organisation de projets ou réalisation de tâches répétitives, les bons outils peuvent faire une différence significative dans le quotidien professionnel de votre entreprise.   

net+ vous conseille 6 outils pour être plus efficace que jamais au bureau.

1.    Monday.com : Une gestion de projets simplifiée

Monday.com est une plateforme de gestion de projets complète qui centralise les tâches, les équipes et les échéances. Son interface intuitive permet de suivre l’avancement des projets en temps réel. Monday.com propose des tableaux de bord personnalisables, des flux de travail automatisés et des possibilités d’intégrations avec une grande diversité d’applications. 

Grâce à cet outil, les équipes restent concentrées sur l'essentiel. Elles peuvent automatiser les tâches répétitives, telles que les mises à jour des statuts et des échéances des projets. Ainsi, l’ensemble des collaborateurs concernés sont informés et à jour sur l’avancement du projet et les tâches à venir. Fini les réunions à faible valeur ou les échanges d'emails interminables. 

Ce que nous apprécions particulièrement : 

• Gestion de projet fluide et facilitée 
• Idéal pour faire le lien entre différentes équipes ou plusieurs sites 
• Nombreuses possibilités et applications

2. Mattermost : Une communication d'équipe sécurisée

En complément d’un outil de gestion de projet, une communication efficace est la clé d’une entreprise performante. Pour l’assurer, net+ recommande Mattermost, une solution open source de messagerie instantanée pour entreprises.

Idéal pour collaborer en milieu professionnel, Mattermost vous permet de communiquer par canaux, par messagerie directe ou de partager des fichiers. Sa particularité réside dans son architecture ouverte, qui permet aux entreprises d'héberger la solution sur leurs propres serveurs, garantissant ainsi une meilleure flexibilité, un contrôle des données total et une sécurité accrue. Mattermost est ainsi particulièrement prisé par les organisations ayant des exigences strictes en matière de confidentialité. De plus, la solution propose une intégration poussée des solutions déjà adoptées par l’entreprise grâce à des outils de développement. Les équipes peuvent donc suivre l’avancée de différents projets sans quitter Mattermost, gagnant ainsi un temps précieux.

Ce que nous apprécions particulièrement :

• Collaboration intuitive et en temps réel
• Contrôle des données et sécurité 
• Possibilité de personnalisation et d’intégration  

3. Zapier : Les tâches répétitives automatisées

Zapier est un outil d’automatisation qui optimise les flux de travail propres à votre entreprise. Et pour ce faire, pas de panique, il n’y a pas besoin de savoir coder ! Grâce à la création de "Zaps", vous pouvez automatiser des tâches répétitives et faire gagner du temps à vos équipes. 

Certains outils sont prévus pour être capables d’interagir directement entre eux, comme Slack et Monday.com par exemple. Mais dans les autres cas où ceci n’est pas prévu d’origine, Zapier permet d’interconnecter facilement la grande majorité des outils disponibles entre eux, comme votre CRM, votre site internet ou votre outil de gestion interne par exemple. Les tâches répétitives comme la saisie de données dans votre CRM, la transmission des informations ou les mises à jour d’outils, c’est terminé ! Zapier s’occupe de tout et vous décharge de ces tâches souvent peu stimulantes.

Ce que nous apprécions particulièrement :

• Pouvoir automatiser sans connaissance en codage 
• Réel gain de temps et optimisation

4. RescueTime : Pour des habitudes de travail optimisées

Contrairement aux précédents outils ayant pour vocation d’être partagés par l’ensemble de votre entreprise, RescueTime offre un soutien plus personnel. Cet outil analyse la manière dont vous passez votre temps sur votre ordinateur. C’est un excellent moyen d'identifier les moments sur lesquels votre temps peut être optimisé, de contrôler que vous ne dépassiez pas le temps consacré à une tâche ou tout simplement d’avoir une vue d’ensemble sur votre journée.

RescueTime peut être installé plus largement sur les postes de travail de votre entreprise, mais nous conseillons fortement d’expliquer le but de son intégration. 

L’outil propose plusieurs fonctionnalités. Il est notamment possible de générer des rapports, vous permettant d'optimiser vos plannings quotidiens, ou d’avoir une vue précise du temps passé sur chaque projet en vue d’une facturation par exemple.

Ce que nous apprécions particulièrement : 

• Précieux pour s’assurer que l’on reste concentré sur l’essentiel
• Permet une meilleure gestion du temps

5. SwissTranscript : Une transcription de vos réunions rapide et précise

Pour les entreprises où les équipes dépendent fortement de réunions ou d’appels, la transcription d'audio en procès-verbal peut être un processus chronophage et impactant directement la productivité ainsi que la motivation des collaborateurs. Pour pallier cet enjeu, SwissTranscript propose des services de transcription automatiques, transformant rapidement des enregistrements audios en texte. Avec cet outil, fini la fastidieuse transcription manuelle. Il vous suffit d’enregistrer la réunion que vous souhaitez transcrire puis d’uploader le fichier audio ou vidéo sur la plateforme. Quelques minutes plus tard, vous recevrez alors la transcription de votre fichier en format texte.

Ce que nous apprécions particulièrement : 

• Gain de temps garanti 
• Transcriptions fidèles 
• C’est suisse !

6. Noisli : Une meilleure concentration grâce à un environnement sonore optimal

Votre bureau est certainement un endroit très animé, dans lequel vos collègues sont amenés à échanger et à circuler, créant parfois un environnement propice à la déconcentration. C’est sur ce point que Noisli peut vous être d’une grande aide. 

Cet outil génère des bruits de fond (bruits blancs) qui aident à créer un environnement sonore propice au travail en évitant les distractions sonores. Noisli peut aider de nombreux collaborateurs à rester concentrées et ainsi augmenter la qualité de leur temps passé sur une tâche. Si vous n’avez jamais essayé, laissez-vous tenter, car vous seriez étonné de la manière dont une simple ambiance sonore peut vous aider. 

Ce que nous apprécions particulièrement : 

• De nombreuses ambiances à choix
• L’impression d’être dans votre bulle

Avec ces six outils, vous atteindrez sans nul doute une efficacité redoutable au bureau !

Grâce aux services internet performants de net+, vous êtes assurés du fonctionnement fluide et optimal des solutions que vous choisirez d’intégrer à votre fonctionnement.